Là một nhà quản trị cấp cao hay một quản lý trưởng phòng nhỏ, bạn đều đang muốn chuyển đổi công ty sang hình thức làm việc từ xa. Tức là thông qua internet hoàn toàn online. Nhưng bạn vẫn còn đang băn khoăn liệu rằng đây có phải là một biện pháp quản trị tốt và phù hợp với doanh nghiệp bạn? Nhất là đối với tình hình toàn cầu hoá hiện nay? Bài toán nhân sự, bài toán kinh tế, quản trị con người,… sẽ phải xử lý như nào để đưa doanh nghiệp đi lên? Cùng Anstech nghiên cứu và tìm tòi các phương pháp để quản lý doanh nghiệp từ xa nhé.
Làm việc từ xa là bắt buộc khi dịch Covid-19 xuất hiện nhưng ngay cả khi Covid đã đi xa, nó lại trở thành xu thế…
Được biết rằng làm việc từ xa vốn không phải là một mô hình làm việc mới. Bởi trước đây cũng có nhiều ngành nghề hoặc nhiều doanh nghiệp đặc thù không thể luôn ở cùng một địa điểm hàng ngày để làm việc được. Nhưng thời gian nhiều năm gần đây, hình thức này bỗng trở nên nóng và cấp thiết hơn bao giờ hết. Nguyên nhân do tác động của dịch bệnh Covid hoành hành. Với lệnh phong toả đường phố được ban hành bởi chính phủ các nước, bắt buộc các doanh nghiệp cũng phải chuyển mình theo đại cục. Tiêu biểu có những công ty chuyển 100% hình thức làm việc offline sang online trong đại dịch. Và giữ hình thức làm việc từ xa này đến đến tận bây giờ mà không quay về hình thức cũ.
Chúng ta phải công nhận một điều rằng, làm việc từ xa mang lại khá nhiều lợi ích. Có thể nhìn thấy luôn: không chỉ là biện pháp tạm thời phòng tránh dịch hiệu quả mà nó xứng đáng là một hình thức làm việc “siêu tiết kiệm chi phí”. Bởi hầu như doanh nghiệp không còn tốn khoản chi nào để vận hành văn phòng.
Trong một dự án của 2 nhà nghiên cứu Nicolas Bloom và James Liang, nhân viên khi được làm việc tự do tại nhà của chính họ lại cảm thấy hạnh phúc hơn so với việc luôn túc trực ở công ty 8 tiếng 1 ngày. Đặc biệt năng suất làm việc của họ còn cao hơn so với khi làm việc tại văn phòng. Theo ước tính này, khi doanh nghiệp bạn chuyển đổi sang làm việc từ xa sẽ tiết kiệm được khoảng 60 triệu chi phí/nhân viên hàng năm cho trang thiết bị và nội thất văn phòng. Một con số đáng lưu tâm phải không nào?
Vậy câu hỏi tiếp theo là làm thế nào để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả?
06 nguyên tắc vận hành doanh nghiệp từ xa để đạt kết quả cao
Mọi động cơ để hoạt động trơn tru và hiệu quả luôn cần tuân thử một số quy tắc và nguyên tắc cơ bản. Quản trị doanh nghiệp từ xa cũng như vậy. Anstech đang nói tới 6 nguyên tắc sống còn dưới đây. Nó chính là cơ sở để xây dựng nên thành công hình thức làm việc của tương lai này.
Nguyên tắc thứ nhất: Assume Remote
Assume Remote là nguyên tắc tất cả nhân viên công ty đều phải luôn trong trạng thái làm việc. Tuy nhiều trường hợp cụ thể, một số nhân viên có thể ngồi chung với nhau tại một địa điểm. Hay mỗi cá nhân ngồi riêng lẻ, dù là văn phòng, nhà riêng hay quán cà phê thì tất cả cùng phải thực hiện việc chia sẻ thông tin. Trao đổi dữ liệu trực tuyến toàn bộ nhân viên cùng nắm được thông tin chung và liên tục.
Nguyên tắc thứ 2: Integrity
Theo nguyên tắc này yêu cầu nhân viên phải cam kết và đảm bảo với những mục tiêu mà chính họ đề ra. Đảm bảo triển khai và hoàn thiện đúng thời hạn và đạt tiêu chuẩn dù làm việc từ xa. Đề cao tính trách nhiệm công việc lên trên hết, là tối quan trọng. Đặc biệt nguyên tắc này vô cùng cần thiết đối với các cá nhân. Hoặc bộ phận có liên kết ràng buộc trực tiếp với cá nhân hoặc bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Nguyên tắc thứ 3: Anti-distraction
Khi làm việc từ xa, họ phải đảm bảo loại bỏ được các yếu tố gây ra xao nhãng khiến họ mất tập trung khi làm việc. Điều này gần giống như trạng thái deep-work – một trạng thái làm việc đang được ngưỡng mộ trên thế giới. Những thứ gây ra xao nhãng có thể là âm thanh từ nhà hàng xóm, của người thân trong gia đình, thú nuôi,… Ngoài âm thanh thì họ không còn có thể bị phân tâm tới bếp núc, việc dọn nhà,… Nhân viên phải đảm bảo được làm việc trong một không gian kín. Từ đó mới có sự tập trung thực sự để đem lại hiệu quả công việc tuyệt đối.
Nguyên tắc 4: Asynchronous Communication
Khi làm việc từ xa sẽ phải giao tiếp trực tuyến qua một thiết bị thông minh. Hoàn toàn khác so với việc giao tiếp khi làm việc trực tiếp. Nhân viên của bạn không nên kỳ vọng ai đó sẽ trả lời tin nhắn ngay lập tức. Giải đáp mọi thông tin vướng mắc ngay lúc hỏi được. Việc phản hồi chậm trễ một khoảng thời gian nhất định như là một điều tất yếu. Trong trường hợp khẩn cấp cần giải quyết một vấn đề quan trọng, nhân viên nên gọi điện trực tiếp.
Nguyên tắc 5: Honesty
Khi làm việc từ xa sẽ không có người giám sát trực tiếp nhân viên. Vì vậy nhân viên cần làm việc một cách trung thực và minh bạch. Nếu nhân viên vì lo lắng gây ra lỗi lầm mà không báo cáo xử lý. Hoặc vì lợi dụng việc làm việc từ xa để phát sinh sự mất công bằng trong công việc. Tệ hơn là vấn đề bòn rút và ăn chặn của công ty. Những vấn đề này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới văn hoá công ty và ngân sách công ty đó. Về lâu về dài có thể dấn đến sự thất bại trong việc kinh doanh của bạn. Nếu có vấn đề phát sinh cần giải quyết ngay lập tức. Hãy dặn dò nhân viên báo lại người phụ trách và đề xuất sự giúp đỡ nếu cần.
Nguyên tắc 6: Information Security
Rò rỉ thông tin, thậm chí là thông tin nội bộ, bí mật kinh doanh là việc làm “cấm kỵ”, tối quan trọng khi làm việc từ xa, ngoài phạm vi văn phòng công ty. Phải luôn cảnh giác và thận trọng trong việc bảo vệ các thông tin liên quan đến khách hàng, nội bộ công ty. Nhất là khi các thông tin này được trao đổi trên môi trường internet. Các thông tin về sản phẩm và mang tính nhạy cảm cần giữ bí mật.
Kết
Khi làm việc từ xa, việc sử dụng phần mềm giúp quản lý doanh nghiệp là cần thiết. Đừng bắt nhân viên phải ghi nhớ quá nhiều tài khoản, thông tin cho nhiều phần mềm, email khác nhau. Họ sẽ bị loạn và không tránh khỏi sai sót. Thay vào đó, hãy sử dụng một phần mềm duy nhất tích hợp chung trên một nền tảng công nghệ nào đó. Và nhân viên chỉ cần duy nhất nhớ một tài khoản để đăng nhập.
Đừng lo, Anstech hoàn toàn có thể xây dựng cho bạn một phần mềm như vậy với chất lượng hàng đầu cả nước và sự chuyên nghiệp mang tính toàn cầu. Bởi chuyên gia của Anstech đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp. Đảm bảo sẽ không làm bạn thất vọng, góp phần vào sự phát triển thịnh vượng của doanh nghiệp bạn.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn rõ ràng và tận tình nhất !
Các bài viết liên quan:
